Formato y máscara.

 

Podemos condicionar cada campo para que se adapte a cierto formato obligatorio. Abrimos una tabla en modo diseño y seleccionamos el campo al que se le aplicara. Por ejemplo en un campo de fecha podemos cambiar el método de entrada en sus opciones para que se adapte a cierto formato. La máscara de entrada mostrara el mismo formato de la fecha.

El control de calendario.

 

El control calendario muestra el elemento en cualquier formulario que tengamos diseñado. Para ello abrimos el formulario y lo abrimos en modo diseño y en controles seleccionamos “Active X” y en la lista "Control de calendario". Para configurarlo lo hacemos como cualquier otro control haciendo clic derecho y seleccionamos "Objeto de calendario" y de ahí en Propiedades. Desde la ventana emergente podemos configurar el control a nuestro parecer. Al editarlo como cualquier control podemos editarlo con datos de origen.

El panel de control

 

El panel de control nos permite ingresar fácilmente a nuestros formularios o macros. Primero hacemos clic en herramientas de bases de datos y después administrador del panel de control. Se abrirá un asistente donde podemos crear diferentes páginas para el panel de control y una vez que tengamos listo el número de ellas. Podemos modificar cada página agregando nuevos elementos para dar funcionalidad al panel. Después agregaremos el nombre del botón y elegimos la acción que queremos que realice. Al cerrar el asistente podemos visualizar el formulario llamado "Panel de Control".

Crear relaciones.

 

Una relación se encarga de unir diferentes datos ubicados en distintas tablas y que nos sera de utilidad para el manejo de la información. Para crear una relación hacemos clic en "Base de datos" y después en relaciones. En la ventana emergente seleccionamos las tablas que deseamos relacionar. Una vez colocadas las tablas podemos cambiar su tamaño y ubicación. Seleccionamos el campo que queremos relacionar con el campo de la otra tabla que vamos a relacionar. Aparecerá una ventana que nos especifica qué tipo de relación se va a crear, así como diferentes opciones de actualización de relación entre los datos. Para volver a modificar hacemos doble clic en la línea de relación.

Herramienta: Analizador de tablas

 

La Herramienta analizar tablas sirve para enfatizar la estructura de las tablas.En una tabla suelen repetirse algunos valores y para ello es mejor guardarlos en una tabla diferente y asi tambien evitar errores comunes como la mala escritura. Primero acemos clic en la pestaña herramientas y posteriormente analizamos la tabla. En el asistente debemos elegir la tabla sobre la que queremos trabajar y tambien decidir como dividiremos la tabla. Para ello seleccionamos el campo que deseemos y lo arrastramos fuera de la tabla. Automaticamente creara una relación y posteriormente renombrar las dos nuevas tablas. La siguiente fase corrige los errores de escritura y elegimos los que estan correctos y los que cambiaremos.Al final podemos crear una consulta de la tabla anterior.

Formularios 17/01/12

Formulario

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos y se les puede agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

 Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic.

Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas..

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.

 Nota   Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

Controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común es el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario y subinforme.

Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados:

• Control dependiente    Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.
• Control independiente    Los controles que no tienen orígenes de datos (como un campo o una expresión) son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.
• Control calculado    Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o bien, los datos de otro control incluido en el formulario.

Vista Presentación y la vista Diseño

Vista Presentación: En la vista Presentación, el formulario se está ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de formulario. Dado que se ven los datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil para configurar el tamaño de los controles o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.

Vista Diseño: La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Se puede:

• Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.
• Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades.
• Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección de detalle.
• Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).

Nota #2 del 10/01/12: Validacion de datos; formato y mascara de entrada

Validacion de campos

Son un conjunto de reglas, que los usuarios pueden usar para escribir de manera correcta los datos, en caso de no hacerlo así, maraca el error a corregir.Algunas de estas son:

Tamaño de campo

 Para cierto tipo de caracteres según lo desee el usuario

Propiedades de tabla

 Proporcionan datos de validación exactos.

Asimismo se puede usar la regla de validación y la propiedad texto de validación.Algunos tipos de reglas de validación son:

Reglas de validacion de campo. Comprueba el valor especifico de un campo al salir de el.

Reglas de validación de registro o tabla. Para ver cuando guardar un registro (de una fila de una tabla), además sirve para comprobar valores  respecto a otros campos.

Formato y mascara de entrada.

Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma automática mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias máscaras de entrada.

Tarea #2 del 10/01/12: Validacion de datos; formato y mascara de entrada

Validacion de Campos

Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2007 permite validar los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas técnicas para definir una regla de validación. Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos.

• Tamaños de campo    Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que sólo pueda contener un nombre.

• Propiedades de tabla    Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy específicos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, como resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo.

Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos, y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000" o "Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han cometido un error y se indica cómo corregirlo.

Tipos de reglas de validación
Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:

• Reglas de validación de campo    Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitará que salga del campo hasta que solucione el problema.
• Reglas de validación de registro (o tabla)    Use una regla de validación de registro para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro sirven para comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su compañía le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra. Podrá definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha de envío (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana.

Si la sintaxis de las reglas de validación parece críptica, en las tablas de la sección Lo que se puede incluir en una regla de validación se explica la sintaxis y se muestran algunas reglas de validación de ejemplo.

Lo antes expuesto en el artículo puede llevarse a cabo siguiendo las indicaciones del siguiente video:

Formato y Máscara de entrada

   Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2007

Tarea #1 del 03/01/12

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb

Conceptos básicos en Access 2007

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. 

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

Registro

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. 
Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto.

Dato

Información que una computadora registra y almacena.

Campo

Es cada trozo discreto de información en un registro.

Registro

Es la información relacionada con una persona, un producto o suceso. En una BdeD un simple archivo es un conjunto de registros.

A continuacion mostramos la interfaz de Access 2007 con sus principales partes:

Nota #1 del 03/01/12: Iniciar Access 2007

¿Como crear una nueva base de datos?

Después de abrir el programa hacemos click en "Nuevo" y ubicamos la carpeta donde queremos guardar nuestro archivo o bien podemos seleccionar "Nueva Base de Datos", después podremos cambiar el nombre al archivo.

Algunas de las partes mas importantes de nuestra interfaz de Access 2007 son:
-Barra de titulo
-Barra de estado
-Barra de herramientas de acceso rápido
-Menú de Office
-Banda de opciones

NOTA: Con la tecla "Alt" podemos elegir cualquier opción de la banda de opciones según el número que aparezca en la banda de opciones.

¿Como crear tablas?

Para crear una tabla elegimos la pestaña "Crear" que se encuentra en la banda de opciones y seleccionamos "Diseñar Tabla". Aparecerá una ventana en el espacio de trabajo para editar y elaborar las diferentes columnas, las cuales tienen las siguientes propiedades:
-Nombre del campo
-Tipo de datos
-Descripción
-Propiedades que se encuentra como un recuadro que describe las características del campo que estamos creando.

Para poder guardar una tabla debemos indicar una "Clave principal", lo que se logra seleccionando un campo y después dando click en "Clave principal".

Posteriormente podremos editar cada campo con nuestra información.